Kali ini kita akan membahas mengenai manajemen kas kecil atau petty cash pada restoran. Kas kecil ini mesti kita perhatikan setiap hari, karena kalau tidak diperhatikan, maka akan sering terjadi ketidakcocokan antara jumlah uang real dengan catatan pada komputer. Dan yang lebih dikhawatirkan lagi, hal ini akan menjadi celah yang bisa dimanfaatkan untuk kecurangan karyawan. Oleh karena itu, dalam video ini kita akan membicarakan bagaimana cara kita bisa mencatat semua transaksi uang masuk dan uang keluar, baik yang sesuai dengan flow bisnis seperti penjualan makanan, maupun untuk pencatatan uang masuk dan uang keluar lainnya seperti pembayaran belanja harian, gas, aqua galon, transport, dan lain-lain.
Transaksi pertama yang dicatat dalam sistem adalah saldo awal kas. Biasanya pada saat mulai kerja, kasir telah dibekali sejumlah uang kas, dengan tujuan untuk digunakan sebagai uang kembalian pada saat ada pelanggan yang membayar menggunakan uang kas. Pada aplikasi laris pos, saldo awal kas dicatat pada saat kita memulai hari kerja. Dalam contoh ini misalkan nilainya adalah 500 ribu.
Selanjutnya apabila ada pelanggan datang dan membayar dengan uang kas sebesar 462 ribu, maka kita mencatat pembayaran tersebut dalam aplikasi kasir seperti biasa. Dan nilai transaksi ini akan menambah saldo uang kas kita.
Pada contoh ketiga, ada pelanggan yang datang, namun membayar menggunakan kartu kredit sebesar 346.500. Kita mencatat transaksi ini seperti biasa. Namun nilai transaksi disini tidak mengubah saldo uang kas.
Dan sebagai contoh keempat, misalkan kita ada transaksi membeli gas sebesar Rp. 200.000. Idealnya, untuk pembelanjaan seperti ini diatur oleh bagian accounting, dan untuk pembayarannya juga diurus oleh bagian accounting juga. Namun sering kali pada restoran kecil tidak memiliki bagian accounting, sehingga untuk pembayaran pembelian harian diatur oleh kasir. Dalam hal ini kasir akan menggunakan kas kecil untuk membayar gas. Pada aplikasi kasir Laris Pos, penggunaan uang kas seperti ini dapat dicatat ke dalam sistem.
Dan sebagai contoh kelima, misalkan ada uang masuk tapi diluar dari penjualan restoran kita. Sebagai contoh misalkan ada yang memberikan uang kembalian dari belanja harian kemarin sebesar Rp. 100.000. Uang ini diterima oleh kasir dan menambah saldo uang kasnya. Pada aplikasi kasir Laris Pos, transaksi ini juga dapat dicatat ke dalam sistem.
Dan yang terakhir, pada saat menutup hari kerja, kasir akan menghitung kembali jumlah seluruh uang kasnya dan melaporkannya ke sistem, sebagai contoh kasir melaporkan saldo uang kas terakhirnya adalah 862 ribu.
Semua transaksi ini dapat dicatat ke dalam aplikasi kasir Laris Pos. Dan pada akhir hari kerja, sistem akan menghitungkan saldo akhir kas kecil, dan membandingkannya dengan saldo kas kecil yang dilaporkan oleh kasir. Kasir yang bekerja dengan baik selalu melaporkan nilai saldo kas kecil yang sama persis dengan yang dihitung oleh sistem. Dalam video ini, kita akan mempelajari mengenai cara memasukkan data transaksi ke dalam aplikasi kasir Laris Pos, dan cara untuk melihat laporannya.
Sekarang kita buka aplikasi kasir Laris Pos dan kita login menggunakan akun kita. Sistem akan meminta kita untuk memulai hari kerja, dan memasukkan saldo awal dari uang kas kita. Sebagai contoh disini kita masukkan nilai saldo awal 500 ribu. Lalu kita mulai hari kerja.
Selanjutnya, misalkan ada transaksi sebesar 400 ribu. Sebagai contoh disini, saya pesan makanan yang harganya 25 ribu sebanyak 16 porsi. Pesanan ini akan terkena biaya pajak dan servis, sehingga nilai akhir tagihannya menjadi 462 ribu. Selanjutnya kita catat pembayaran dengan cara menekan tombol Pay. Misalkan kita membayar dengan uang kas sebesar 500 ribu. Dan kita tekan tombol Save. Dan sekarang sistem telah mencatat penambahan saldo uang kas sebesar 462 ribu.
Selanjutnya kita membuat transaksi baru dengan nilai 300 ribu. Sebagai contoh, saya pesan makanan yang harganya 25 ribu sebanyak 12 porsi. Dan setelah terkena pajak dan servis, maka nilai tagihannya menjadi 346.500. Selanjutnya kita catat pembayarannya. Disini secara default pembayaran yang keluar adalah menggunakan uang kas ya. Kita tekan tombol Close terlebih dahulu. Lalu kita pilih kartu kredit. Kita isikan jumlahnya sebesar uang pas. Lalu kita tekan tombol Save. Transaksi pun telah tersimpan di dalam sistem.
Dan untuk transaksi berikutnya. Misalkan ada belanja gas dengan nilai 200 ribu yang dibayarkan menggunakan uang kas kasir. Transaksi ini bisa kita catat ke dalam sistem dengan menggunakan fitur Petty Cash. Kita tekan icon menu pada sudut kiri atas aplikasi, lalu kita pilih Petty Cash. Disini ada 2 pilihan ya, yaitu cash out untuk uang keluar dan cash in untuk uang masuk. Untuk contoh disini kita menggunakan cash out, karena kasir harus membayar sejumlah biaya menggunakan uang kas. Kita masukkan nilainya 200 ribu dan kita beri keterangan belanja gas. Tekan tombol Save.
Dan transaksi terakhir juga merupakan petty cash. Misalkan kita menerima uang kembalian dari belanjaan sebelumnya sebesar 100 ribu. Kita buka kembali halaman Petty Cash. Kita pilih Cash In, dengan nilai 100 ribu. Dan kita beri keterangan Uang Kembalian Belanja Kemarin. Lalu kita tekan tombol Save.
Nah, setelah semua transaksi telah kita masukkan ke dalam sistem, maka kita bisa menutup hari kerja. Kita klik tombol menu pada kiri atas aplikasi. Dan kita pilih stop work date. Sistem akan meminta kasir untuk menghitung kembali saldo akhir uang kas yang sedang dipegang, dan memasukkannya ke dalam sistem. Misalkan kita masukkan jumlahnya 862 ribu dan kita tekan tombol Stop.
Pada saat kita menutup hari kerja, biasanya printer akan mencetak laporan closing kasir dan kita bisa mencocokan saldo uang kas dengan laporan cashflownya. Namun berhubung dalam video ini kita tidak menggunakan printer, maka laporan closing kasir dapat kita akses melalui aplikasi. Kita klik ke icon menu pada bagian kiri atas aplikasi. Kemudian kita pilih Report. Dan Closing Report.
Laporan cashflow dapat kita lihat pada bagian paling bawah dari closing report. Disini kita bisa melihat bahwa sistem mencatat nilai saldo awal kas sebagai Starting Cash dengan nilai 500 ribu. Kemudian ada uang masuk dalam bentuk kas sebesar 462 ribu.
Transaksi kedua dengan nilai 346.500 tidak termasuk ke dalam cashflow karena pembayaran menggunakan kartu kredit. Transaksi kedua ini bisa dilihat pada bagian Payment Type, dengan jenis pembayaran kartu kredit.
Setelah itu sistem juga akan memperhitungkan semua transaksi dari petty cash, baik itu berupa cash in sebesar 100 ribu dan cash out sebesar 200 ribu. Dan dari semua transaksi, sistem akan menghitungkan nilai saldo akhir kas yaitu sebesar 862 ribu. Sistem akan membandingkan nilai saldo akhir kas yang dihitung oleh sistem (yang ditulis dalam tanda kurung A) dengan nilai saldo kas yang dilaporkan oleh kasir (yang ditulis dalam tanda kurung B). Dan berhubung jumlah duanya cocok, maka sistem melaporkan bahwa selisih keduanya adalah 0.
Laporan cashflow ini adalah laporan yang perlu dicek oleh manajemen setiap hari. Kasir yang baik selalu mencatat dengan rapi seluruh transaksi cashflownya sehingga nilai selisih hasil perhitungan sistem dengan saldo akhir kas yang dilaporkan oleh kasir adalah 0.